Organiser un événement d’entreprise, c’est bien plus qu’une simple réunion ! Pourquoi, comment, et avec quelle énergie ? Découvrez des astuces simples et efficaces pour marquer les esprits, embarquer vos équipes et faire durer la magie bien après le jour J. Vous cherchez des conseils pour réussir votre événement ? Voici 9 astuces pour garantir le succès de votre anniversaire d’entreprise, soirée événementielle, inauguration ou autre événement professionnel.


1.    Posez-vous la question du « pourquoi ? »

C’est LA première question à vous poser. Pourquoi souhaitez-vous créer un événement d’entreprise ? Trop longtemps, les clients pensaient au « comment » avant de se demander « pourquoi ? ». L’événement n’est pas là pour faire une pause dans l’année ou pour mettre « des paillettes » dans la vie des collaborateurs. Non. L’événement est un outil de la communication qui vient mettre en valeur la stratégie déjà menée par d’autres leviers (écrit, digital…). Pensez donc à l’impact que vous souhaitez avoir : quel message voulez-vous faire passer ? Avec quoi les collaborateurs repartent ? Quelle histoire allez-vous raconter ?Les possibilités sont infinies. C’est la raison pour laquelle il est intéressant de se faire accompagner. Cela aide à prendre de la hauteur et à définir la bonne stratégie. Une agence événementielle pourra vous épauler.


2.    Prenez-y vous à l’avance… mais pas trop !

Il est important de réfléchir à l’événement que vous voulez réaliser suffisamment en amont. Lorsqu’on le fait trop tard, on tombe dans le « comment ». En prenant le temps, vous aurez la possibilité de vous pencher sur la question essentielle du « pourquoi ? ». Anticiper l’événement permet aussi de co-créer avec les organisateurs. Et c’est justement là qu’il faut bien gérer le timing. Souvent, les membres de la direction ont du contenu à créer pour le jour J. Mais s’ils le font trop tôt, ils risquent de perdre leur engagement et leur émulation. L’idéal est donc de prévoir un rétroplanning pour gérer les différents moments. C’est particulièrement pertinent pour des projets comme une convention d’entreprise, un anniversaire d’entreprise, une inauguration ou un team building dans le Nord.


3.    Créez une identité propre pour chaque événement

Même si votre convention d’entreprise revient chaque année, attelez-vous à créer une identité propre à chaque édition. C’est essentiel pour générer une attente, une ambition pour l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise. Pensez donc à trouver une tagline pour chaque événement. Il peut exister un nom général commun et un sous-titre pour l’édition en cours par exemple. Amusez-vous !


4.    Soyez aligné avec la stratégie de l’entreprise

Lors d’un événement, il est essentiel de rester en accord avec l’ADN de l’entreprise. Si vous avez une identité sobre, n’optez pas pour un événement clinquant. De la même façon, si vous avez une politique RSE fortement engagée, suivez cette ligne directrice pour votre événement et évitez par exemple les cadeaux made in China.


5.    Variez les formats et les rythmes

Exit les formats descendants où seule la direction s’implique dans la création de l’événement. Aujourd’hui, on engage les collaborateurs à être acteur de la stratégie et à prendre part à une convention, soirée événementielle etc… Travaillez alors un rythme différent pour chaque type d’événement en intégrant plusieurs intervenants, plusieurs sujets et en variant les formats : une plénière, des ateliers, un mini-village… Tout est possible ! Grâce à cela, vous gardez l’attention et l’énergie des participants. Et vous générez de l’émotion… Ingrédient essentiel à la réussite d’un événement !


6.    Pensez une énergie en lien avec l’année écoulée

La date d’une convention est souvent liée au bilan de l’année et à la stratégie qui est lancée. Elle comporte généralement 2 temps forts : le bilan de l’année passée, et le lancement de l’année à venir. Sur le bilan, vous pouvez soit célébrer les bons résultats dont tous les collaborateurs ont été acteurs, soit alerter sur une année plus difficile. L’énergie et les messages que vous allez passer vont donc être étroitement liés à ces constats. Si l’année a été compliquée, veillez par exemple à avoir une scénographie plus sobre. L’image perçue de la dépense doit être en lien avec les résultats donnés. En d’autres termes, la dépense doit être maitrisée.


7.    Utilisez la gamification

C’est un outil intéressant à utiliser uniquement si vous avez envie d’entendre ce que les collaborateurs ont à dire et si vous souhaitez vous servir des résultats. Dans ce cas, il faut bien préparer l’après, c’est-à-dire le traitement des données récoltées. Sinon, vous dépensez une énergie importante pour rien… Pire, cela peut générer de la frustration côté collaborateurs avec la sensation d’avoir demandé un avis sans avoir l’ambition d’en tenir compte. Attention donc, à l’effet contre-productif.


8.    Faites durer votre événement d’entreprise !

On n’aura jamais de cesse de le répéter : l’événement d’entreprise n’est pas juste un temps fort de la comm’. C’est un outil stratégique qui amène des intentions différentes et complémentaires aux autres outils. Sa force ? L’émotion qu’il va générer. C’est une expérience humaine avant tout, qui démarre avant le jour J, qui se diffuse le jour même et qui perdure ensuite. Comment ? Grâce aux messages véhiculés qui vont reprendre vie via d’autres outils. Vous allez par exemple capter ce qui a été dit par de l’audio, de la vidéo, de l’écrit… Et vous allez vous en resservir lors d’autres temps forts dans l’année. Une façon de faire perdurer ce qui a été vécu, de continuer à diffuser les messages et l’énergie du moment. Il est rare d’avoir tout le monde lors d’un événement. Notre astuce : un kit de démultiplication pour toucher ceux qui n’ont pas pu être présents.


9.    Faites-vous accompagner

Choisir de se faire accompagner par une agence événementielle est toujours une bonne idée. C’est un véritable partenaire qui vient faire avec vous et non à votre place. Elle permet de créer des événements d’envergure, avec une étoffe plus importante, notamment sur la question du sens. Elle organise la co-construction et permet de prendre de la hauteur, d’avoir un œil externe sur les enjeux et les messages à faire passer. Si vous cherchez une agence événementielle à Lille, dans le Nord ou ailleurs, vous savez qui contacter 😉