Article 1 - Préambule
La présente politique de confidentialité a pour objectif de vous informer des modalités de collecte, de traitement et de protection de vos données personnelles lorsque vous interagissez avec notre agence FXM Événements.
Nous nous engageons à respecter la législation applicable en matière de protection des données personnelles, notamment le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), ainsi que les recommandations de la CNIL.
Les données personnelles désignent toute information permettant d'identifier directement ou indirectement une personne physique. Cela inclut, par exemple, votre nom, votre adresse e-mail, votre adresse IP, ou toute autre donnée susceptible d'être associée à votre identité.
Cette politique vous informe sur :
• La manière dont vos données sont collectées et utilisées ;
• Les finalités pour lesquelles elles sont collectées ;
• Les droits dont vous disposez concernant vos données ;
• Les mesures mises en place pour protéger vos informations personnelles.
Article 2 – Principes généraux en matière de collecte et de traitement de données
La collecte et le traitement des données personnelles respectent les principes définis par le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), ainsi que les recommandations des autorités compétentes, notamment les suivants :
1. Licéité, loyauté et transparence
Nous nous engageons à collecter et traiter vos données personnelles de manière licite, honnête et transparente. Les données sont collectées uniquement après avoir obtenu votre consentement explicite, ou lorsque le traitement est justifié par d'autres bases légales telles que l'exécution d’un contrat ou le respect d'une obligation légale. Vous serez informé de manière claire et accessible des finalités pour lesquelles vos données sont collectées et utilisées. Ces informations sont disponibles via cette politique de confidentialité.
2. Finalités déterminées et explicites
Nous collectons vos données uniquement pour des finalités spécifiques, légitimes et clairement définies. Elles sont utilisées exclusivement dans le cadre des services que nous vous proposons (par exemple, l'organisation d'événements, l’envoi de communications relatives à nos activités). Nous ne traiterons pas vos données de manière incompatible avec ces finalités.
3. Minimisation des données
En conformité avec le principe de minimisation des données, seules les informations strictement nécessaires à l’exécution des services ou à l’atteinte des finalités prévues sont collectées. Nous
veillons à ce que la collecte soit proportionnée à nos objectifs, et que les informations que nous recueillons soient pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire.
4. Conservation limitée
Les données collectées sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées. Lorsque la durée de conservation ne peut être déterminée précisément, elle est déterminée en fonction des besoins opérationnels et des exigences légales. À l’issue de cette période, les données seront supprimées ou anonymisées de manière sécurisée.
5. Confidentialité et sécurité
Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité adaptées pour garantir la confidentialité, l’intégrité et la protection de vos données personnelles contre toute perte, divulgation ou accès non autorisé. Ces mesures sont régulièrement réévaluées pour assurer leur efficacité.
Le traitement des données personnelles est licite dans les cas suivants :
• Consentement : Lorsque vous avez donné votre consentement explicite pour le traitement de vos données personnelles (notamment pour des communications marketing, invitations, newsletters, etc.). Ce consentement est obtenu librement et de manière éclairée, et vous avez le droit de le retirer à tout moment.
• Exécution d’un contrat : Lorsque le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat auquel vous êtes partie ou pour prendre des mesures précontractuelles à votre demande (par exemple, gestion des inscriptions et participation à des événements).
• Obligation légale : Lorsque le traitement est nécessaire pour respecter une obligation légale à laquelle nous sommes soumis (par exemple, obligations fiscales et comptables).
• Intérêt légitime : Lorsque le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par notre agence ou par un tiers, sous réserve que ces intérêts ne prévalent pas sur vos droits et libertés.
Article 3 – Données collectées lors des interactions
Lorsque vous entrez en contact avec l’agence FXM Événements via notre site internet ou nos canaux de communication (e-mail, téléphone, formulaire de contact), nous collectons les informations suivantes :
• Données d’identification : nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone.
• Données professionnelles : nom de l’entreprise, fonction occupée.
• Données de communication : contenu des échanges (questions, demandes, feedbacks).
Finalités :
Ces données sont utilisées pour :
• Répondre à vos demandes et vous fournir des informations pertinentes sur nos services ;
• Vous transmettre des actualités, invitations ou informations relatives à nos services, sous réserve de votre consentement préalable. Vous avez la possibilité de vous désinscrire à tout moment en
cliquant sur le lien de désabonnement inclus dans nos e-mails ou en nous contactant directement à l'adresse hello@fxm-events.com.
Article 4 – Données collectées dans le cadre d’événements
Pour mener à bien les projets, nous pouvons être amenés à collecter des informations spécifiques concernant les participants à cet événement. Ces données incluent :
• Données d'identification des participants : nom, prénom, coordonnées (email, téléphone), fonction, service, adresse, carte d’identité ou passeport lorsque cela est nécessaire ;
• Informations sur l'événement : date, lieu, type d'événement, type d’accréditation ;
• Préférences et exigences spécifiques : régimes alimentaires, besoins d'accessibilité, préférences
personnelles pour les activités proposées ;
• Données de santé (le cas échéant) : informations relatives à la situation de handicap ou à des besoins médicaux spécifiques (ex. : pour garantir l’accessibilité ou adapter les services durant l'événement) ;
• Images et enregistrements vidéo : photos individuelles ou de groupe des participants, ainsi que des vidéos réalisées pendant l'événement (avec le consentement préalable des participants*) ;
• Informations sur l'hébergement (si applicable) : dates de séjour et préférences de chambre. Finalités :
Ces données sont collectées et utilisées pour :
• Gérer les inscriptions ;
• Organiser la logistique de l’événement (lieu, repas, matériel nécessaire, transport, etc.) ;
• Envoyer des communications liées à l'événement (rappels, informations pratiques) ;
• Diffuser des images et vidéos de l'événement à des fins de promotion, de communication ou de marketing, après avoir obtenu le consentement explicite des participants concernés.
*Engagement des clients :
Dans le cadre de notre activité, nous travaillons directement avec nos clients, qui sont souvent des membres du comité de direction (CODIR) des entreprises. Il leur incombe de s’assurer que leurs collaborateurs participants aux événements ont été informés des traitements de données effectués par l’agence FXM Événements et qu’ils y consentent.
Note importante :
Pour des raisons opérationnelles, il est impossible pour notre agence de recueillir individuellement le consentement de chaque participant. Ainsi, nous demandons à nos clients de s’engager formellement à garantir que le consentement a bien été recueilli pour le traitement des données des collaborateurs participants, en s'assurant qu'ils sont informés des finalités du traitement.
Article 5 – Partage des données
Nous nous engageons à ne jamais vendre, louer ou échanger vos données personnelles. Toutefois, nous pouvons être amenés à partager vos informations avec des prestataires tiers dans le cadre de l’organisation de nos événements (par exemple, des fournisseurs de services logistiques, photographes, monteur vidéo etc.). Dans tous les cas, vos données ne seront partagées qu'avec votre consentement explicite ou conformément à des obligations légales. Ces prestataires sont tenus de respecter la confidentialité et la sécurité de vos données.
Article 6 – Durée de conservation des données
Les données collectées sont conservées pour la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées. En règle générale, les données personnelles sont conservées pendant 5 ans à compter de votre dernier contact ou participation à un événement.
Les données relatives à des contrats ou à la facturation peuvent être conservées plus longtemps, conformément aux obligations légales applicables. Si vous demandez la suppression de vos données avant cette période, nous nous engageons à les effacer conformément aux lois en vigueur.
Article 7 – Sécurité des données
Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles pour protéger vos données contre la perte, l'accès non autorisé ou la divulgation. Ces mesures sont régulièrement mises à jour pour garantir une sécurité optimale.
Article 8 – Vos droits
Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :
• Droit d’accès : vous pouvez demander un accès à toutes vos données personnelles ;
• Droit de rectification : vous pouvez demander la correction de vos données inexactes ;
• Droit d’effacement : vous avez le droit de demander la suppression de vos données sous certaines conditions ;
• Droit de limitation : vous pouvez demander une limitation temporaire du traitement de vos données ;
• Droit d’opposition : vous pouvez vous opposer au traitement de vos données pour des finalités spécifiques, comme la prospection ;
• Droit à la portabilité : vous pouvez recevoir vos données dans un format exploitable.
Pour exercer ces droits, contactez-nous par e-mail à hello@fxm-events.com ou par courrier à l’adresse
indiquée sur notre site.
Article 7 – Modifications de cette politique
Nous nous réservons le droit de mettre à jour cette politique de confidentialité. Toute modification sera publiée sur cette page et vous en serez informé si nécessaire. Si des changements importants sont effectués, nous vous enverrons un avis par e-mail.
Dernière mise à jour : 12/12/2024